Política de Privacidad

Versión: 2026-09-25 · Fecha de vigencia: 25 de septiembre de 2026 · Deroga la versión del 20 de mayo de 2026.

1. IDENTIFICACIÓN Y CONTACTO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Legado Visual (en adelante “Legado Visual”) es un establecimiento de comercio de propiedad de Juan Camilo Quiceno Franco, persona natural comerciante identificada con 1053781101, con domicilio en el municipio de Manizales, Departamento de Caldas, República de Colombia.

• Dirección física: Manizales Caldas
• Correo electrónico para datos personales y PQR: [email protected]
• Teléfono / WhatsApp: +57 320 695 6530
• Formulario de contacto: https://legadovisual.com.co/contact/
• Sitio web: https://legadovisual.com.co

Legado Visual actúa con dos roles, conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Responsable del Tratamiento (literal e) de los datos que recolecta directamente para la gestión de cuentas de usuario, contratación, facturación, cobro, soporte y operación del software.
• Encargado del Tratamiento (literal d) de los datos que las ópticas, profesionales de la salud visual y demás clientes (en adelante “el Cliente”) registran en la plataforma sobre sus pacientes, clientes o empleados. En ese caso el Cliente es el Responsable del Tratamiento frente a sus titulares, y la relación se rige además por el acuerdo de transmisión de datos incluido en los Términos y Condiciones de Uso (https://legadovisual.com.co/terminos-y-condiciones/), en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Área responsable de peticiones, consultas y reclamos: el área de Privacidad y Protección de Datos de Legado Visual, por los canales anteriores. Toda solicitud recibe un número de radicado.

2. MARCO LEGAL APLICABLE

Esta política se rige por la normativa colombiana vigente, de manera enunciativa y no taxativa:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley 1581 de 2012, Régimen General de Protección de Datos Personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25).
• Decreto 090 de 2018, sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Título V, incluidas las modificaciones de la Circular Externa 003 de 2018; y Circulares Externas 002 de 2024 (inteligencia artificial) y 003 de 2025 (cláusulas modelo para transferencias y transmisiones internacionales).
• Ley 1751 de 2015, Estatutaria de Salud.
• Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, sobre el manejo de la historia clínica, modificada por la Resolución 839 de 2017.
• Ley 2015 de 2020 y Resolución 866 de 2021, sobre la historia clínica electrónica interoperable.
• Ley 372 de 1997 (profesión de optometría) y Ley 650 de 2001 (Código de Ética de Optometría); y Ley 23 de 1981 y Decreto 3380 de 1981 (ética médica), para los usuarios médicos.
• Ley 527 de 1999 (comercio electrónico) y Decreto 2364 de 2012, compilado en el Decreto 1074 de 2015 (firma electrónica).
• Ley 1273 de 2009 (delitos informáticos).
• Las normas que las modifiquen, adicionen, sustituyan o deroguen.

3. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Conforme al Decreto 090 de 2018 y a la Circular Única de la SIC, deben inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y las personas jurídicas de naturaleza pública. Legado Visual, como persona natural comerciante, no está obligado actualmente a dicha inscripción.

Esta situación no lo exime de las demás obligaciones de la Ley 1581 de 2012, incluido el reporte de incidentes de seguridad a la SIC. Si cambian las disposiciones aplicables, Legado Visual hará la inscripción correspondiente.

4. DATOS PERSONALES QUE SE TRATAN

Legado Visual trata únicamente datos adecuados, pertinentes y no excesivos para las finalidades de esta política (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012):

a) Identificación y contacto: nombre, documento de identidad, correo electrónico, teléfono y dirección.

b) Datos de salud (datos sensibles): historias clínicas optométricas, agudeza visual, diagnósticos, prescripciones, antecedentes, documentos clínicos, consentimientos informados, firmas electrónicas de pacientes y acudientes, y demás información clínica que el Cliente registra en la plataforma. Legado Visual los trata como Encargado, por cuenta del Cliente.

c) Datos tributarios y de facturación: NIT, razón social e información de facturación electrónica del establecimiento, para cumplir obligaciones ante la DIAN.

d) Datos de uso de la plataforma: registros de actividad y auditoría, errores y preferencias de configuración.

e) Datos de dispositivo y conexión: tipo de dispositivo, sistema operativo, navegador, dirección IP e identificadores técnicos, para soporte técnico, seguridad y prueba de las aceptaciones.

f) Evidencia de aceptación: fecha, hora, versión del documento aceptado, dirección IP y navegador de cada usuario que acepta esta política y los Términos y Condiciones de Uso.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos se tratan de forma lícita, leal y transparente, exclusivamente para:

1. Prestar el servicio de software, incluida la gestión de historias clínicas, documentos clínicos, RIPS, inventario, ventas y facturación electrónica del Cliente.
2. Facturar, cobrar y gestionar la relación comercial con el Cliente. Las gestiones de cobro respetarán los canales y horarios de la Ley 2300 de 2023 cuando sea aplicable.
3. Brindar soporte técnico y enviar comunicaciones operativas sobre el servicio contratado.
4. Cumplir obligaciones legales, regulatorias, tributarias y contractuales.
5. Mejorar el software mediante análisis agregados y anonimizados de uso.
6. Atender consultas, reclamos y el ejercicio de derechos de los titulares.
7. Garantizar la seguridad, prevenir fraudes y proteger la integridad del sistema.
8. Conservar prueba de las autorizaciones y aceptaciones otorgadas.

Ningún dato se usará para finalidades distintas sin autorización previa del titular. Legado Visual no usa los datos clínicos de los pacientes del Cliente para fines propios.

6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Conforme a los artículos 9 y 10 de la Ley 1581 de 2012 y 2.2.2.25.2.4 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015, el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales (entre ellas, la urgencia médica o sanitaria).

• Usuarios de la plataforma: otorgan su autorización al aceptar esta política en el sistema. La casilla de aceptación nunca viene premarcada, y el sistema registra fecha, hora, versión aceptada, dirección IP y navegador.
• Pacientes y titulares del Cliente: la autorización la obtiene y conserva el Cliente como Responsable del Tratamiento. Legado Visual no tiene relación directa con esos titulares y trata sus datos solo por instrucción del Cliente.

Legado Visual conserva la prueba de la autorización mientras trate los datos y por el tiempo adicional necesario para atender reclamaciones y acreditar el cumplimiento de la ley.

7. DATOS SENSIBLES Y DE SALUD

Los datos de salud son datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). En consecuencia:

• Solo se tratan con autorización expresa del titular o de su representante legal, o en los casos que la ley permite.
• El titular no está obligado a autorizar su tratamiento y debe ser informado de su carácter sensible. Informarle es obligación del Cliente frente a sus pacientes.
• Su tratamiento se limita a la atención en salud visual y a las finalidades compatibles previstas en la ley.
• La historia clínica es un documento privado sometido a reserva (Resolución 1995 de 1999; artículo 25 de la Ley 650 de 2001; literal g del artículo 10 de la Ley 1751 de 2015).
• El acceso está restringido al personal autorizado por el Cliente, mediante control de acceso por perfiles y registros de auditoría.
• La historia clínica se conserva por un mínimo de quince (15) años desde la última atención: cinco (5) en archivo de gestión y diez (10) en archivo central (artículo 3 de la Resolución 839 de 2017). El término se duplica para víctimas de violaciones de derechos humanos o de infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, y la conservación es permanente cuando la historia se vincule a procesos por crímenes de lesa humanidad. La obligación de conservar es del prestador de servicios de salud; Legado Visual la apoya mientras el contrato esté vigente y en los términos de la sección 11.

8. DERECHOS DEL TITULAR Y PROCEDIMIENTO

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando la ley la exime.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la SIC, previo trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez por cada mes calendario.

Procedimiento:

1. El titular o sus causahabientes radican la solicitud por los canales de la sección 1, con su nombre, documento, datos de contacto, los hechos y lo que piden.
2. Consultas: respuesta en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables cinco (5) días hábiles más, informando el motivo (artículo 14).
3. Reclamos: se incluye la leyenda “reclamo en trámite” dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y se responde en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables ocho (8) días hábiles más (artículo 15).
4. Si el reclamo está incompleto, se pide subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Pasados dos (2) meses sin subsanación, se entiende desistido.
5. Solicitudes de pacientes del Cliente: si un paciente de una óptica o profesional se dirige a Legado Visual, Legado Visual trasladará la solicitud al Cliente, que es el Responsable, e informará de ello al titular.

9. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

Legado Visual no vende, alquila ni comercializa datos personales.

Los datos solo se comparten con:

• Proveedores tecnológicos que actúan como subencargados: alojamiento e infraestructura, almacenamiento de documentos, correo transaccional, mensajería, facturación electrónica, pasarelas de pago, servicios de inteligencia artificial y soporte. Todos quedan obligados por contrato a la confidencialidad y a tratar los datos solo para las finalidades autorizadas.
• Autoridades competentes, cuando lo exija un mandato legal, administrativo o judicial.
• Terceros de la operación contable y tributaria, bajo deber de reserva.

Cuando un proveedor opere infraestructura fuera de Colombia, Legado Visual celebrará el contrato de transmisión del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 o verificará que el país ofrezca un nivel adecuado de protección según la SIC, y podrá usar las cláusulas modelo de la Circular Externa 003 de 2025.

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Legado Visual aplica medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), control de acceso por perfiles, registros de auditoría, copias de respaldo, gestión de incidentes y capacitación.

Incidentes de seguridad: Legado Visual informará al Cliente afectado sin demora injustificada, a más tardar dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su detección, y reportará el incidente a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, conforme a la Circular Única de la SIC, Título V.

La seguridad de las cuentas depende también del usuario: la custodia de usuarios y contraseñas, la creación de perfiles y permisos, y la seguridad de los equipos y redes del Cliente son responsabilidad del Cliente.

11. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN

Al terminar el contrato, Legado Visual pondrá a disposición del Cliente la exportación de sus datos, en particular de las historias clínicas, durante el plazo fijado en los Términos y Condiciones de Uso. Después los suprimirá de forma segura o los anonimizará, salvo deber legal de conservarlos.

12. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web y la plataforma usan cookies estrictamente necesarias para la sesión, la autenticación y la seguridad; estas no requieren consentimiento. Las cookies de preferencias, analíticas o de terceros, si se usan, requieren consentimiento previo, que el usuario puede revocar en el panel de preferencias o en la configuración de su navegador. Desactivar cookies necesarias puede impedir el uso del servicio.

13. ROLES Y RESPONSABILIDADES

• Como Responsable, Legado Visual responde por los datos de los usuarios titulares de cuentas y de sus Clientes.
• Como Encargado, Legado Visual cumple los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y trata los datos solo según las instrucciones del Cliente. El Cliente, como Responsable, debe cumplir los deberes del artículo 17: obtener y conservar las autorizaciones de sus pacientes, informarles sobre el tratamiento, atender sus derechos y verificar la exactitud de la información que registra.

Sin perjuicio de los deberes legales que no pueden excluirse, Legado Visual no responde por:

1. Datos suministrados de forma inexacta, incompleta o sin autorización por el titular o por el Cliente.
2. El contenido que el Cliente o sus usuarios registran en la plataforma, incluidos historias clínicas, documentos clínicos, plantillas y consentimientos informados.
3. Accesos no autorizados causados por la falta de custodia de las credenciales o por la configuración de perfiles hecha por el Cliente.
4. Fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditados.

Las demás reglas de responsabilidad están en los Términos y Condiciones de Uso.

14. MENORES DE EDAD

La atención en salud visual incluye niños, niñas y adolescentes. Sus datos, incluidos los de salud, pueden tratarse en el contexto clínico:

• La autorización la otorga el padre, la madre o el representante legal, respetando el interés superior del menor (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012; artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015; Sentencia C-748 de 2011).
• El Cliente que registra al menor es el Responsable y debe obtener y conservar esa autorización.
• Fuera del contexto clínico, Legado Visual no crea cuentas de usuario para menores de 18 años.

15. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

Esta política rige desde su fecha de vigencia. Las bases de datos se mantendrán mientras duren las finalidades descritas y los plazos de la sección 11.

Legado Visual podrá modificarla para adaptarla a cambios normativos, tecnológicos o del servicio. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de su aplicación en el sitio web y en la plataforma, y el sistema pedirá una nueva aceptación a los usuarios.

Legado Visual — Manizales, Caldas, Colombia · https://legadovisual.com.co

Fecha de vigencia: 25 de septiembre de 2026