“¿Cuánto cuesta un software para ópticas?” es la primera pregunta que hace cualquier dueño de óptica, y la respuesta honesta es “depende”. No porque los proveedores quieran esconder el precio, sino porque una óptica con un optómetra y una vitrina no necesita lo mismo que una cadena con cinco sedes. En esta guía te explicamos de qué depende el costo, qué suele cobrarse aparte y cómo comparar cotizaciones para que la cuota mensual no te sorprenda después.
Nota: en esta guía no publicamos tarifas de ningún proveedor. El objetivo es que entiendas la estructura de costos y pidas cotizaciones comparables.
Los modelos de cobro que vas a encontrar
Suscripción mensual (SaaS)
Es el modelo más común hoy: pagas una cuota mensual o anual por usar el software en la nube. La cuota incluye el hospedaje, las copias de respaldo, las actualizaciones y, normalmente, el soporte. No compras una licencia: pagas mientras lo usas.
Licencia instalada
Pagas una vez por instalar el programa en el computador o servidor de la óptica. Suele parecer más barato, pero tú asumes el equipo, las copias de respaldo, la seguridad y el costo de cada actualización. Cuando cambian las reglas de RIPS, por ejemplo, hay que pagar o esperar la nueva versión.
Cobros por uso
Algunos servicios se cobran según el volumen: la facturación electrónica por número de documentos, el almacenamiento por cantidad de archivos o los mensajes por cantidad enviada.
De qué depende el precio de un software para ópticas
| Factor | Cómo afecta el costo |
|---|---|
| Usuarios | Más optómetras, asesores y administradores suelen significar una cuota mayor o cobros por usuario adicional. |
| Sedes | Cada sede adicional puede tener un cobro propio, sobre todo si maneja inventario y caja independientes. |
| Módulos | Un consultorio que solo usa historia clínica y agenda paga menos que una óptica con ventas, inventario y laboratorio. |
| Facturación electrónica | Se cobra aparte, según el volumen de facturas y documentos electrónicos. |
| Implementación | Carga de pacientes e inventario, configuración y capacitación. Puede ser un pago único. |
| Migración de datos | Traer historias clínicas e inventario de otro sistema o de Excel requiere trabajo adicional. |
| Soporte | Algunos planes incluyen soporte básico y cobran la atención prioritaria o fuera de horario. |
Lo que suele cobrarse aparte (y conviene preguntar)
- Facturación electrónica. En Colombia es habitual que el proveedor tecnológico de facturación electrónica cobre por documento o por paquetes. Pide que ese valor aparezca en la cotización.
- Implementación y capacitación. Pregunta cuántas horas incluye y qué pasa si necesitas más.
- Usuarios o sedes adicionales. Pide el valor de crecer, no solo el de empezar.
- Integraciones. Conexiones con otros sistemas (contabilidad, pasarelas de pago) pueden tener costo propio.
- Soporte prioritario. Verifica horarios y canales incluidos.
Los costos que no aparecen en la cotización
El precio del software es solo una parte. Hay costos que no se ven en la propuesta y que pesan más de lo que parece:
- Doble digitación. Si el programa no conecta la consulta con la venta y la factura, alguien transcribe fórmulas y datos todos los días.
- RIPS rechazados. Cada rechazo es tiempo de reproceso y una factura que no se puede radicar. Un sistema que genera los RIPS desde la historia clínica y la factura, según la Resolución 948 de 2026, reduce ese riesgo.
- Pérdida de información. Un computador dañado sin copias de respaldo puede significar perder historias clínicas que la ley te obliga a conservar durante 15 años (Resolución 839 de 2017).
- Cambiar de sistema. Migrar pacientes, inventario e historial después de uno o dos años cuesta más que elegir bien desde el principio.
Cómo pedir cotizaciones comparables
Para comparar proveedores, pide a todos la misma información:
- Describe tu óptica igual para todos: número de sedes, usuarios por perfil, cantidad aproximada de pacientes activos, referencias de inventario y facturas al mes.
- Pide el costo total del primer año, separando suscripción, facturación electrónica, implementación y capacitación.
- Pide el costo del segundo año, para ver qué pasa cuando ya no hay implementación.
- Pregunta el costo de crecer: un usuario más, una sede más, más facturas.
- Confirma qué incluye el soporte y cómo se manejan las actualizaciones normativas.
Con esos cinco datos puedes poner las propuestas una al lado de la otra. Si quieres revisar también los criterios funcionales, lee cómo elegir un software para ópticas.
¿Vale la pena pagar por un software integral?
Un sistema integral (historia clínica, agenda, ventas, inventario, laboratorio, facturación y RIPS) suele costar más que un programa de solo historias clínicas o un punto de venta genérico. La diferencia se paga con tiempo: menos transcripciones, menos rechazos de RIPS, inventario que cuadra y reportes que te dicen qué se vende y qué no. Para un consultorio pequeño puede bastar con historia clínica, agenda, facturación y RIPS; para una óptica con vitrina, el inventario y las ventas integradas se notan desde el primer mes.
Cómo cotiza Legado Visual
Legado Visual es un software para ópticas y optometría en la nube, en modalidad de suscripción (SaaS). No publicamos precios porque cotizamos según los usuarios, las sedes y los módulos que usa cada óptica. La facturación electrónica se cobra de forma independiente a la suscripción, según tu volumen, y la incluimos de forma explícita en la propuesta. Escríbenos por WhatsApp con los cinco datos de la sección anterior y te enviamos una cotización clara, junto con una demostración con tus propios casos.