Términos y Condiciones

Versión: 2026-09-25 · Fecha de vigencia: 25 de septiembre de 2026

1. PARTES Y ACEPTACIÓN

Estos Términos y Condiciones regulan el uso del software de Legado Visual (en adelante “la Plataforma”), en su versión web y en la aplicación móvil. Legado Visual es un establecimiento de comercio de propiedad de Juan Camilo Quiceno, identificado con cédula de ciudadanía No. 1053781101, con domicilio en Manizales, Caldas, Colombia (en adelante “Legado Visual”).

“El Cliente” es la óptica, el profesional de la salud visual o la empresa que contrata la Plataforma. “El Usuario” es cada persona que el Cliente autoriza para entrar a la Plataforma con su propia cuenta.

El Usuario acepta estos Términos y la Política de Privacidad (https://legadovisual.com.co/politica-de-privacidad/) al marcar la casilla de aceptación en la Plataforma. Esa aceptación es un acuerdo celebrado por mensajes de datos, válido conforme al artículo 14 de la Ley 527 de 1999. La Plataforma registra la fecha, la hora, la versión aceptada, la dirección IP y el navegador. Cada Usuario acepta a nombre propio y a nombre del Cliente que lo autorizó.

Quien no acepte estos Términos no puede usar la Plataforma.

2. OBJETO Y LICENCIA DE USO

Legado Visual otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable de la Plataforma, mientras el servicio esté vigente y pagado. La licencia no transfiere la propiedad del software.

El software, su código, diseño, bases de datos y marcas son de Legado Visual y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993 y el Decreto 1360 de 1989. Está prohibido copiar, modificar, descompilar, aplicar ingeniería inversa, sublicenciar, revender o poner la Plataforma a disposición de terceros.

Los datos que registra el Cliente son del Cliente.

3. CUENTAS Y CREDENCIALES

1. Cada Usuario debe tener su propia cuenta. Está prohibido compartir usuarios y contraseñas.
2. El Cliente crea los Usuarios, les asigna perfiles y permisos y responde por todo lo que hagan con sus cuentas.
3. El Cliente debe desactivar sin demora las cuentas de las personas que dejen de trabajar con él.
4. El Usuario debe custodiar sus credenciales e informar de inmediato a Legado Visual cualquier uso no autorizado.
5. Las acciones hechas con una cuenta se presumen hechas por su titular, salvo prueba en contrario.

4. RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE SOBRE EL CONTENIDO

Legado Visual suministra una herramienta tecnológica. No presta servicios de salud, no es asesor jurídico, clínico, contable ni tributario, y no revisa, valida ni aprueba el contenido que el Cliente y sus Usuarios registran.

El Cliente y sus Usuarios son los únicos responsables de:

1. La información clínica: veracidad, exactitud, integridad y oportunidad de las historias clínicas, diagnósticos, fórmulas, prescripciones, remisiones, RIPS y demás registros, conforme a la Resolución 1995 de 1999, la Ley 650 de 2001 y la Ley 1751 de 2015.
2. Los documentos clínicos y sus plantillas: el texto de los consentimientos informados, autorizaciones, declaraciones y demás documentos que el Cliente crea o edita en la Plataforma. En particular, el Cliente responde por:
   • que el contenido sea verdadero y corresponda al procedimiento, sus riesgos y alternativas;
   • que incluya la información que exigen las normas aplicables, entre ellas la Ley 1751 de 2015, la Ley 650 de 2001, la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 3100 de 2019 o las que las sustituyan;
   • que las normas, artículos o autoridades que cite existan, estén vigentes y estén citados correctamente;
   • que no contenga cláusulas ilegales, abusivas, engañosas o que vulneren derechos del paciente;
   • que el profesional tratante entregue al paciente la información de forma clara y suficiente antes de su firma.

   Las plantillas o textos de ejemplo que Legado Visual llegue a suministrar son solo referencias. El Cliente debe revisarlas y adaptarlas bajo su propia responsabilidad antes de usarlas.

3. La facturación electrónica y la información tributaria: los datos, valores, impuestos, resoluciones de numeración y demás información que el Cliente configura y reporta a la DIAN o a su proveedor tecnológico.
4. Las autorizaciones de datos personales de sus pacientes, clientes y empleados, como Responsable del Tratamiento (artículo 17 de la Ley 1581 de 2012).
5. Las comunicaciones que el Cliente envía a sus pacientes desde la Plataforma (correos, mensajes de WhatsApp u otros), su contenido y sus destinatarios.
6. Las decisiones clínicas, comerciales y administrativas que tome con base en la información de la Plataforma.

Las sanciones, multas, glosas, reclamaciones o condenas derivadas del contenido registrado por el Cliente o de su actividad profesional son de cargo exclusivo del Cliente.

5. FIRMA ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

La Plataforma permite que pacientes, acudientes y profesionales firmen documentos en pantalla o desde un dispositivo móvil. Ese mecanismo registra el trazo, la fecha, la hora y un resumen criptográfico (hash) del documento, conforme a la Ley 527 de 1999 y al Decreto 1074 de 2015 (artículos 2.2.2.47.1 y siguientes).

El Cliente es responsable de:

1. Verificar la identidad de quien firma y, en el caso de menores o personas que no pueden firmar, la calidad de su acudiente o representante.
2. Evaluar si este mecanismo de firma es suficiente para cada documento y cada caso, o si necesita firma manuscrita o firma digital certificada.
3. Conservar los documentos firmados durante los plazos legales.

6. FUNCIONES DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Algunas funciones de la Plataforma, como los resúmenes de historia clínica, usan servicios de inteligencia artificial. Sus resultados son sugerencias automáticas que pueden contener errores. No reemplazan el criterio del profesional, que debe revisarlos antes de usarlos o incorporarlos a un registro clínico. El Cliente responde por el uso que haga de esos resultados.

7. USOS PROHIBIDOS

El Cliente y sus Usuarios no pueden:

1. Registrar información falsa, o datos de personas sin su autorización cuando la ley la exige.
2. Usar la Plataforma para actividades ilícitas, fraudulentas o contrarias a la ética profesional.
3. Intentar acceder sin autorización a datos de otros Clientes, a la infraestructura o al código de la Plataforma, o afectar su funcionamiento (Ley 1273 de 2009).
4. Cargar archivos con código malicioso o contenido que infrinja derechos de terceros.
5. Hacer envíos masivos no solicitados desde la Plataforma.

8. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: ACUERDO DE TRANSMISIÓN

Sobre los datos de sus pacientes, clientes y empleados, el Cliente es el Responsable del Tratamiento y Legado Visual es el Encargado. Esta sección es el contrato de transmisión del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015:

1. Alcance: Legado Visual trata los datos solo para prestar el servicio contratado y según las instrucciones del Cliente, que se entienden dadas por el uso de la Plataforma.
2. Confidencialidad: Legado Visual y su personal guardan reserva sobre los datos, también después de terminado el contrato.
3. Seguridad: Legado Visual aplica las medidas de la sección 10 de la Política de Privacidad.
4. Subencargados: el Cliente autoriza a Legado Visual a usar los proveedores tecnológicos necesarios para el servicio (alojamiento, almacenamiento, correo, mensajería, facturación electrónica e inteligencia artificial), obligados a condiciones de protección equivalentes.
5. Incidentes: Legado Visual informa al Cliente de cualquier incidente que afecte sus datos a más tardar dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su detección.
6. Derechos de los titulares: Legado Visual traslada al Cliente las solicitudes que reciba de sus titulares y le presta la colaboración técnica razonable para atenderlas.
7. Fin del contrato: se aplica la sección 12.

El Cliente declara que obtuvo las autorizaciones necesarias para que Legado Visual trate los datos como Encargado.

9. DISPONIBILIDAD Y SERVICIOS DE TERCEROS

Legado Visual hará esfuerzos razonables para mantener la Plataforma disponible y hará copias de respaldo periódicas. No garantiza un servicio ininterrumpido ni libre de errores: puede haber mantenimientos, actualizaciones y fallas.

La Plataforma se conecta con servicios de terceros, como la DIAN, los proveedores de facturación electrónica, SISPRO, pasarelas de pago, correo, WhatsApp y proveedores de inteligencia artificial. Legado Visual no responde por la disponibilidad, los cambios, los errores o las decisiones de esos terceros.

10. PAGOS Y SUSPENSIÓN

1. El Cliente paga la licencia en los valores y plazos acordados.
2. Si la licencia vence sin pago, Legado Visual puede suspender el acceso a la Plataforma, conforme al artículo 1609 del Código Civil.
3. Legado Visual puede suspender de inmediato una cuenta que viole la sección 7 o que ponga en riesgo la seguridad de la Plataforma o de otros Clientes.
4. Durante una suspensión, Legado Visual conserva los datos del Cliente y, a solicitud del Cliente, le facilita la consulta o exportación de sus historias clínicas, en atención al deber legal de conservarlas.

11. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD E INDEMNIDAD

1. Legado Visual responde por los daños que cause por el incumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso responde por:
   • el contenido registrado por el Cliente o sus Usuarios (sección 4);
   • el uso que el Cliente haga de la información y de los resultados de la Plataforma;
   • las sanciones, multas o condenas impuestas al Cliente por su actividad profesional, clínica, comercial o tributaria;
   • el lucro cesante, la pérdida de clientes o los daños indirectos;
   • la fuerza mayor, el caso fortuito o el hecho de un tercero.
2. La responsabilidad total de Legado Visual frente al Cliente se limita al valor pagado por el Cliente durante los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina.
3. Indemnidad: el Cliente mantendrá indemne a Legado Visual frente a reclamaciones, demandas, sanciones y gastos, incluidos honorarios razonables de abogados, que se originen en el contenido que registra, en el incumplimiento de estos Términos o en el incumplimiento de sus deberes como Responsable del Tratamiento o como prestador de servicios de salud.
4. Lo que estas limitaciones no cubren: nada en estos Términos exonera a Legado Visual de su dolo o culpa grave (artículos 63 y 1522 del Código Civil), de sus deberes legales como Encargado del Tratamiento, ni limita los derechos irrenunciables que la ley reconozca al Cliente.

12. DURACIÓN Y TERMINACIÓN

1. Estos Términos rigen mientras el Cliente use la Plataforma.
2. Cualquiera de las partes puede terminar el servicio con aviso previo por escrito, sin perjuicio de los pagos causados.
3. Al terminar, Legado Visual pondrá a disposición del Cliente la exportación de sus datos durante sesenta (60) días calendario. Vencido ese plazo, suprimirá o anonimizará los datos, salvo deber legal de conservarlos.

13. MODIFICACIONES

Legado Visual puede modificar estos Términos. Los cambios sustanciales se anunciarán con anticipación en el sitio web y en la Plataforma, y la Plataforma pedirá una nueva aceptación. Si el Cliente no la acepta, puede terminar el servicio conforme a la sección 12.

14. LEY APLICABLE Y CONTROVERSIAS

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia mediante arreglo directo durante treinta (30) días calendario, contados desde la reclamación escrita. Si no llegan a un acuerdo, acudirán a los jueces competentes de Colombia.

15. CONTACTO

• Correo electrónico: [email protected]
• Dirección física: Manizales Caldas
• Teléfono / WhatsApp: +57 320 695 6530
• Formulario: https://legadovisual.com.co/contact/

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